Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện cho doanh nghiệp Việt Nam

Khi doanh nghiệp có nhu cầu mở rộng phạm vi hoạt động, phát triển thị trường hoặc tăng cường hoạt động xúc tiến thương mại tại các địa phương khác, việc thành lập Văn phòng đại diện là một giải pháp hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Văn phòng đại diện giúp doanh nghiệp xây dựng sự hiện diện tại địa phương, thực hiện chức năng liên lạc, nghiên cứu thị trường, quảng bá thương hiệu và hỗ trợ hoạt động kinh doanh mà không cần thành lập pháp nhân mới.

Văn phòng đại diện là gì?

Theo Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện là tổ chức trực thuộc của công ty, có nhiệm vụ đại diện và bảo vệ quyền lợi của công ty theo ủy quyền. Doanh nghiệp có quyền thành lập văn phòng đại diện trong và ngoài nước; một công ty có thể có một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa điểm tùy thuộc vào địa giới hành chính.

Chức năng của văn phòng đại diện

• Là văn phòng liên lạc: nghiên cứu thị trường, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận thị trường và đối tác mới.
• Thay mặt công ty thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại, quảng bá thương hiệu tại nơi khác trụ sở chính.
• Không có chức năng kinh doanh: không được mua bán, tạo doanh thu hay ký kết hợp đồng với khách hàng.

Ưu điểm của việc thành lập văn phòng đại diện

• Không phải làm thủ tục thuế, lệ phí môn bài cho văn phòng đại diện.
• Có thể đặt văn phòng đại diện cùng nơi với trụ sở chính hoặc ở tỉnh khác, kể cả ở nước ngoài.
• Giúp doanh nghiệp phát triển thị trường và quảng bá thương hiệu tại các tỉnh thành khác.

Nhược điểm cần lưu ý

• Văn phòng đại diện không được thực hiện bất kỳ hoạt động kinh doanh nào.
• Khi chuyển văn phòng đại diện sang quận khác vẫn phải xác nhận nghĩa vụ thuế với cơ quan thuế tại địa chỉ cũ.

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện

Theo quy định của pháp luật Việt Nam, việc thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong nước tương đối đơn giản; tuy nhiên doanh nghiệp vẫn cần đáp ứng một số điều kiện để được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện:

• Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc, thực hiện chức năng đại diện theo ủy quyền, xúc tiến thương mại, nghiên cứu thị trường và bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp — không trực tiếp kinh doanh hoặc phát sinh doanh thu độc lập.
• Tên phải gồm tên doanh nghiệp kèm cụm từ "Văn phòng đại diện", không trùng hoặc gây nhầm lẫn với đơn vị đã đăng ký, và thể hiện trên biển hiệu, hồ sơ giao dịch, tài liệu phát hành.
• Có địa chỉ hoạt động hợp pháp, rõ ràng, phù hợp quy định về đăng ký doanh nghiệp — dùng để liên hệ, giao dịch và làm việc với cơ quan nhà nước.
• Người đứng đầu phải được doanh nghiệp bổ nhiệm hợp lệ và hoạt động trong phạm vi được ủy quyền; văn phòng đại diện không đứng tên riêng ký hợp đồng thương mại — hợp đồng cần sự đồng ý và đóng dấu của công ty.
• Trên biển hiệu và ấn phẩm, tên văn phòng đại diện nên viết hoa hoặc cỡ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của công ty mẹ.