Service · Corporate Advisory

Thành lập văn phòng đại diện của Công ty có vốn đầu tư nước ngoài

Why this matters

Trong quá trình phát triển tại Việt Nam, nhiều doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI) có nhu cầu mở rộng mạng lưới hoạt động, tăng cường hiện diện thương mại hoặc thiết lập đầu mối liên lạc tại các tỉnh, thành phố khác. Thành lập Văn phòng đại diện là giải pháp phù hợp giúp doanh nghiệp tăng cường kết nối với khách hàng, đối tác và hỗ trợ hoạt động kinh doanh mà không cần thành lập pháp nhân mới.

Văn phòng đại diện là gì?

Theo Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện là tổ chức trực thuộc của công ty, có nhiệm vụ đại diện và bảo vệ quyền lợi của công ty theo ủy quyền.

Doanh nghiệp có quyền thành lập văn phòng đại diện trong và ngoài nước. Một công ty có thể có một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa điểm tùy thuộc vào địa giới hành chính.

Văn phòng đại diện có chức năng sau:

Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh, không được thực hiện các hoạt động mua bán, tạo doanh thu, ký kết hợp đồng với khách hàng.

Chức năng chính của văn phòng đại diện là văn phòng liên lạc. Chúng tôi tiến hành các hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin và giúp các công ty tiếp cận các thị trường và đối tác mới.

Một công ty muốn tiến hành nghiên cứu thị trường hoặc quảng bá thương hiệu của mình ở một nơi khác mà công ty đặt trụ sở chính phải thành lập văn phòng đại diện.

Văn phòng đại diện chỉ được thay mặt công ty thực hiện các hoạt động xúc tiến, kinh doanh.

Ưu điểm, nhược điểm của việc thành lập văn phòng đại diện

a. Ưu điểm của việc thành lập văn phòng đại diện

Không làm thủ tục thuế, lệ phí môn bài cho văn phòng đại diện.

Một công ty có thể đặt văn phòng đại diện ở cùng nơi với trụ sở chính hoặc ở tỉnh khác.

Công ty có thể mở văn phòng đại diện ở nước ngoài

Mục đích chính của việc thành lập văn phòng đại diện là giúp các công ty phát triển thị trường hoặc quảng bá thương hiệu của họ ở các tỉnh thành khác.

b. Nhược điểm khi thành lập văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện không được thực hiện bất kỳ hoạt động kinh doanh nào.

Kể cả trường hợp chuyển văn phòng đại diện sang quận khác thì vẫn phải xác nhận các nghĩa vụ khác, xác nhận nghĩa vụ thuế với cơ quan thuế địa chỉ cũ.

What’s included

Tư vấn điều kiện và quy định pháp lý liên quan.

Tư vấn địa điểm đặt Văn phòng đại diện phù hợp quy định.

Soạn thảo hồ sơ đăng ký thành lập Văn phòng đại diện.

Đại diện doanh nghiệp nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh.

Theo dõi và xử lý các yêu cầu bổ sung hồ sơ (nếu có).

Nhận và bàn giao Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động Văn phòng đại diện.

Tư vấn các thủ tục liên quan sau khi được cấp phép.

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp Việt nam

Để thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục đăng ký hoạt động tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính nơi đặt văn phòng đại diện. Quy trình thực hiện thông thường bao gồm các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện

Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ theo quy định, bao gồm: Thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện. Quyết định của chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị về việc thành lập văn phòng đại diện. Biên bản họp của Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị (nếu có). Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện. Bản sao giấy tờ pháp lý của người đứng đầu văn phòng đại diện. Giấy giới thiệu hoặc giấy ủy quyền của người xin thành lập văn phòng đại diện.

Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký

Doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tuyến thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp hoặc nộp theo hình thức được cơ quan đăng ký kinh doanh hướng dẫn tại từng địa phương.

Bước 3: Cơ quan đăng ký kinh doanh xem xét hồ sơ

Cơ quan đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ. Trường hợp hồ sơ cần bổ sung hoặc sửa đổi, doanh nghiệp sẽ được thông báo để hoàn thiện theo yêu cầu.

Bước 4: Nhận Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện

Sau khi hồ sơ được chấp thuận, doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện. Kể từ thời điểm này, văn phòng đại diện có thể chính thức đi vào hoạt động theo chức năng được pháp luật cho phép.

Bước 5: Thực hiện các thủ tục sau thành lập

Sau khi được cấp phép, doanh nghiệp cần thực hiện một số công việc liên quan như: Treo biển hiệu tại địa chỉ văn phòng đại diện. Thông báo và cập nhật thông tin nội bộ của doanh nghiệp. Khắc dấu để thuận tiện cho việc ký các hồ sơ, tài liệu hữu ích trong hoạt động của Văn phòng đại diện. Với sự hỗ trợ của đơn vị tư vấn chuyên nghiệp, toàn bộ quá trình thành lập văn phòng đại diện có thể được thực hiện nhanh chóng, hạn chế tối đa các sai sót về hồ sơ và đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật hiện hành.

Who it’s for

Mở rộng hoạt động sang tỉnh, thành phố khác.Thiết lập địa điểm để nghiên cứu thị trường và tìm kiếm khách hàng.Tăng cường hoạt động tiếp thị, quảng bá thương hiệu.Duy trì sự hiện diện tại khu vực kinh doanh trọng điểm.Hỗ trợ giao dịch và chăm sóc khách hàng tại địa phương.Điều kiện thành lập văn phòng đại diệnTheo quy định của pháp luật Việt Nam, việc thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong nước tương đối đơn giản. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần đáp ứng một số điều kiện nhất định để được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện:Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, được thành lập nhằm thực hiện chức năng đại diện theo ủy quyền, xúc tiến thương mại, nghiên cứu thị trường và bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp. Văn phòng đại diện không được trực tiếp thực hiện hoạt động kinh doanh hoặc phát sinh doanh thu độc lập.Tên văn phòng đại diện phải được đặt đúng theo quy định, bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”. Tên gọi không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với các đơn vị đã đăng ký trước đó và phải được thể hiện trên biển hiệu, hồ sơ giao dịch cũng như các tài liệu do văn phòng đại diện phát hành.văn phòng đại diện phải có địa chỉ hoạt động hợp pháp, rõ ràng và phù hợp với quy định về đăng ký doanh nghiệp. Địa chỉ này sẽ được sử dụng để thực hiện các hoạt động liên hệ, giao dịch và làm việc với cơ quan nhà nước có thẩm quyền.Người đứng đầu văn phòng đại diện phải được doanh nghiệp bổ nhiệm hợp lệ và hoạt động trong phạm vi được doanh nghiệp ủy quyền. Văn phòng đại diện không có thẩm quyền đứng tên riêng để ký kết các hợp đồng thương mại. Các hợp đồng và giao dịch phát sinh từ hoạt động của văn phòng đại diện phải tuân thủ quy định pháp luật và quy chế quản lý nội bộ của doanh nghiệp.Khi làm biển hiệu, tên văn phòng đại diện nên viết hoa hoặc cỡ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của công ty mẹ. Quy tắc này cũng được áp dụng đối với các giấy tờ giao dịch, tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành. Văn phòng đại diện ký hợp đồng cần có sự đồng ý và đóng dấu của công ty.

Reference pricing

Pricing on request — confirmed per engagement

See full pricing

Our commitment & responsibility

We commit to professional responsibility on every engagement — including legal liability and compensation should an error on our part occur. Your financial, personal and ownership data is handled under strict confidentiality and in line with Decree 13/2023/NĐ-CP on personal data protection.

Ready to get started?

Send us a few details and we’ll return a tailored scope and quote within one business day.

Request a quote

Related services

ServiceDịch vụ thành lập doanh nghiệp trong nước tại Việt NamLearn more ServiceDịch vụ thay đổi giấy phép đăng ký doanh nghiệp cho công ty không có vốn nước ngoài.Learn more ServiceDịch vụ thành lập văn phòng đại diện cho doanh nghiệp Việt NamLearn more ServiceDịch vụ thành lập chi nhánh doanh nghiệp Việt NamLearn more