Thành lập văn phòng đại diện của Công ty có vốn đầu tư nước ngoài

Trong quá trình phát triển tại Việt Nam, nhiều doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI) có nhu cầu mở rộng mạng lưới hoạt động, tăng cường hiện diện thương mại hoặc thiết lập đầu mối liên lạc tại các tỉnh, thành phố khác. Thành lập Văn phòng đại diện là giải pháp phù hợp giúp doanh nghiệp tăng cường kết nối với khách hàng, đối tác và hỗ trợ hoạt động kinh doanh mà không cần thành lập pháp nhân mới.

Văn phòng đại diện là gì?

Theo Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện là tổ chức trực thuộc của công ty, có nhiệm vụ đại diện và bảo vệ quyền lợi của công ty theo ủy quyền.

Doanh nghiệp có quyền thành lập văn phòng đại diện trong và ngoài nước. Một công ty có thể có một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa điểm tùy thuộc vào địa giới hành chính.

Chức năng của văn phòng đại diện

• Không có chức năng kinh doanh, không được thực hiện các hoạt động mua bán, tạo doanh thu, ký kết hợp đồng với khách hàng.
• Chức năng chính là văn phòng liên lạc: tiến hành các hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin và giúp công ty tiếp cận các thị trường và đối tác mới.
• Công ty muốn nghiên cứu thị trường hoặc quảng bá thương hiệu ở nơi khác với trụ sở chính có thể thành lập văn phòng đại diện.
• Chỉ được thay mặt công ty thực hiện các hoạt động xúc tiến.

Ưu điểm khi thành lập văn phòng đại diện

• Không phải làm thủ tục thuế, lệ phí môn bài cho văn phòng đại diện.
• Có thể đặt văn phòng đại diện ở cùng nơi với trụ sở chính hoặc ở tỉnh khác.
• Công ty có thể mở văn phòng đại diện ở nước ngoài.
• Giúp công ty phát triển thị trường hoặc quảng bá thương hiệu ở các tỉnh thành khác.

Nhược điểm khi thành lập văn phòng đại diện

• Văn phòng đại diện không được thực hiện bất kỳ hoạt động kinh doanh nào.
• Kể cả khi chuyển văn phòng đại diện sang quận khác, vẫn phải xác nhận các nghĩa vụ, trong đó có nghĩa vụ thuế với cơ quan thuế địa chỉ cũ.

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện

Theo quy định của pháp luật Việt Nam, thủ tục thành lập văn phòng đại diện tương đối đơn giản. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần đáp ứng một số điều kiện nhất định để được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện:

• Tên văn phòng đại diện phải đặt đúng quy định, bao gồm tên doanh nghiệp kèm cụm từ “Văn phòng đại diện”, không trùng hoặc gây nhầm lẫn với đơn vị đã đăng ký trước đó, và phải được thể hiện trên biển hiệu, hồ sơ giao dịch cũng như tài liệu do văn phòng đại diện phát hành.
• Văn phòng đại diện phải có địa chỉ hoạt động hợp pháp, rõ ràng, phù hợp với quy định về đăng ký doanh nghiệp; địa chỉ này được dùng để liên hệ, giao dịch và làm việc với cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
• Người đứng đầu văn phòng đại diện phải được doanh nghiệp bổ nhiệm hợp lệ và hoạt động trong phạm vi được ủy quyền. Văn phòng đại diện không có thẩm quyền đứng tên riêng ký kết hợp đồng thương mại; các giao dịch phát sinh phải tuân thủ pháp luật và quy chế quản lý nội bộ của doanh nghiệp.
• Trên biển hiệu, tên văn phòng đại diện nên viết hoa hoặc cỡ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của công ty mẹ; quy tắc này cũng áp dụng cho giấy tờ giao dịch, tài liệu và ấn phẩm. Hợp đồng do văn phòng đại diện ký cần có sự đồng ý và đóng dấu của công ty.