Quyết toán thuế TNCN năm 2025: doanh nghiệp cần chuẩn bị gì
Thời hạn theo Luật Quản lý thuế, hồ sơ cần đối chiếu, các lỗi dẫn đến phạt — và mức giảm trừ gia cảnh mới áp dụng từ kỳ tính thuế 2026.
Mỗi mùa quyết toán, thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là gánh nặng hành chính thực sự cho doanh nghiệp: thu giấy ủy quyền, đối chiếu dữ liệu thu nhập và nộp hồ sơ đúng hạn. Sai sót rất tốn kém — cả tiền phạt lẫn niềm tin của người lao động. Bài viết này tổng hợp thời hạn, hồ sơ, các lỗi thường gặp và thay đổi về mức giảm trừ áp dụng từ kỳ tính thuế 2026.
Ai phải quyết toán
Doanh nghiệp quyết toán thay cho người lao động có ủy quyền và chỉ có thu nhập từ tiền lương, tiền công tại một nơi trong năm. Người có thu nhập từ nhiều nguồn, hoặc muốn tự quyết toán để được hoàn thuế, nộp hồ sơ trực tiếp với cơ quan thuế.
Thời hạn theo Luật Quản lý thuế 38/2019
- Doanh nghiệp quyết toán thay: chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch — với kỳ tính thuế 2025 là ngày 31/3/2026.
- Cá nhân tự quyết toán: chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm; nếu trùng ngày nghỉ lễ thì được chuyển sang ngày làm việc tiếp theo.
- Thu giấy ủy quyền và hoàn tất đăng ký người phụ thuộc còn thiếu ngay đầu quý I — đây là điểm nghẽn phổ biến nhất.
Giảm trừ gia cảnh: mức mới từ kỳ tính thuế 2026
Với kỳ tính thuế 2025, mức giảm trừ vẫn là 11 triệu đồng/tháng cho người nộp thuế và 4,4 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc. Theo Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15 (ngày 17/10/2025), mức giảm trừ tăng lên 15,5 triệu và 6,2 triệu đồng/tháng kể từ kỳ tính thuế 2026 — bộ phận tính lương cần cập nhật khấu trừ hằng tháng từ kỳ lương tháng 1/2026, và lưu ý không áp mức mới cho quyết toán năm 2025.
Hồ sơ cần chuẩn bị
Bảng thu nhập và số thuế đã khấu trừ, hồ sơ đăng ký người phụ thuộc, số liệu bảo hiểm bắt buộc và chứng từ cho các khoản giảm trừ khác. Đối chiếu toàn bộ với hệ thống tính lương trước khi nộp — chênh lệch giữa tờ khai và dữ liệu lương là nguyên nhân bị cơ quan thuế yêu cầu giải trình nhiều nhất.
Lỗi thường gặp
- Đăng ký người phụ thuộc muộn, hoặc thiếu hồ sơ chứng minh để được giảm trừ.
- Quyết toán thay cho người lao động có thu nhập từ nhiều nguồn trong năm.
- Số liệu bảo hiểm không khớp với dữ liệu của cơ quan BHXH.
- Áp sai mức giảm trừ khi quy định thay đổi giữa các kỳ tính thuế.
Nếu không muốn tự vận hành, đội ngũ tính lương của chúng tôi xử lý quyết toán TNCN trọn gói cho cả nhân sự Việt Nam và nước ngoài — từ giấy ủy quyền đến nộp tờ khai và công văn giải trình.
Đặt lịch tư vấn miễn phí 30 phút với chuyên gia Clarity.
Bài viết do đội ngũ chuyên môn thuế, kế toán và tư vấn doanh nghiệp của Clarity Consulting biên soạn, dựa trên quy định pháp luật Việt Nam hiện hành tại thời điểm viết.